Inventario: unidades, empaques y existencias

El inventario vive en el menú Inventario, con tres pestañas: Productos, Traspasos y Ubicaciones. Cada una se concede por separado a cada rol.

1. La unidad base: lo que de verdad se cuenta

Al dar de alta un producto eliges su unidad base: pieza, tableta, cápsula, dosis, ml, L, mg, g... En esa unidad se guardan las existencias y se registran todos los movimientos.

Un empaque no es una unidad base. "Caja", "frasco" o "bote" son formas de comprar y de vender; lo que se cuenta es su contenido. Los empaques se declaran aparte, como presentaciones.

• Se puede partir: actívalo para los productos que se fraccionan (media tableta, media dosis) y, si quieres, fija el múltiplo mínimo permitido (por ejemplo 0.5).
• Las unidades continuas —ml, mg, g— siempre admiten fracciones.
• Las cantidades manejan hasta tres decimales: 0.5 tabletas, 2.5 ml o 100 ml de un bote de 2 L se descuentan exactamente como se capturaron.

2. Presentaciones: tus empaques

Dentro del detalle de un producto, la sección Presentaciones describe cómo lo compras y cómo lo vendes: Caja de 10 tabletas, Bote 2 L, Vial 10 dosis.

De cada presentación defines:

• Contenido (10 tabletas, 2 L, 10 dosis). El sistema te muestra a cuántas unidades base equivale antes de guardar.
• Precio de venta, opcional. Déjalo vacío y se cobra precio unitario por contenido; ponlo cuando la caja tenga su propio descuento.
• Si se compra así, si se vende así (para que aparezca en caja) y cuál es el empaque por omisión de cada operación.

Vender una caja de 10 descuenta 10 tabletas, no una. Y un producto sin presentaciones sigue funcionando exactamente como antes: se compra y se vende por unidad base.

3. Movimientos

Desde el detalle del producto registras cuatro tipos:

• Entrada (compra, devolución): eliges el empaque, el lote y su caducidad. Captura el costo total de la factura, el proveedor y el número de factura o remisión: con eso el sistema calcula el costo por unidad y actualiza el costo promedio ponderado del producto.
• Salida (uso interno o consumo): por omisión toma primero lo vigente que caduca antes —un lote ya caducado solo sale cuando no queda otra cosa, y el historial lo marca—; también puedes elegir el lote a mano. Para mover producto a otro consultorio no uses una salida: usa Traspasos.
• Ajuste (conteo físico): deja el saldo del lote en lo que realmente contaste. Si el conteo baja la existencia, la pantalla te muestra la diferencia y te pide el motivo.
• Merma (caducidad, rotura, pérdida): da de baja existencia sin venta ni cobro y exige motivo.

La merma es un permiso aparte —Registrar merma— y ningún rol la trae de fábrica, ni siquiera el de almacén: concédela a mano en Configuración > Permisos por Rol a quien deba usarla.

Un lote capturado con el número o la caducidad equivocados se corrige en la tabla Lotes y caducidades con Editar (la cantidad no: eso es un ajuste). Eliminar quita de la lista un lote que no existe o se capturó dos veces: si todavía tiene existencia, te pide el motivo y registra un ajuste que lo deja en cero. Su historial de movimientos se conserva. Al corregir un lote, las vacunas registradas con él toman también el número y la caducidad nuevos en su cartilla y su expediente, salvo el dato que se haya tecleado distinto al aplicarlas; la pantalla te dice cuántas antes de guardar.

4. Stock mínimo y avisos

Cada producto tiene su stock mínimo. Cuando una salida o un cobro deja la existencia por debajo, el sistema avisa al personal cuyo rol tenga inventario, por los canales que cada quien haya elegido en sus notificaciones.

5. Consumo automático

Lo que se aplica o se vende se descuenta solo: al cobrar una consulta, una vacuna, un baño o una venta de mostrador, la cantidad indicada sale del inventario y queda ligada a la línea del cobro. Si la cuenta se cancela, la existencia se devuelve al lote y a la ubicación exactos de donde salió.

El consumo también toma primero lo vigente. Si lo único que queda es un lote caducado, sale igual —la caja no se detiene—, el historial lo marca y llega el aviso "Se usó producto caducado" a quien lleva el inventario.

6. Los permisos del módulo

En Configuración > Permisos por Rol cada rol se configura por separado:

• Inventario — ver la sección.
• Gestionar inventario — crear productos y registrar movimientos.
• Costos del inventario — ver costos de compra y valor del inventario.
• Registrar merma — dar de baja sin cobro (se prende a mano).
• Traspasar existencias — mover producto entre ubicaciones.
• Administrar ubicaciones — crear, renombrar y desactivar ubicaciones.

Tip: captura el costo en las entradas aunque no lo veas en pantalla. El costo promedio ponderado es lo que después te dice cuánto vale tu almacén y si un precio de venta te está dejando margen.