Cobros: la cuenta unificada

En Vetonus ningún módulo abre cuentas por su cuenta. La consulta, el baño, los medicamentos de una internación y la venta de mostrador depositan sus cargos, y el sistema decide a qué cuenta caen. El resultado: el cliente paga una vez y se lleva un solo recibo, aunque haya traído dos mascotas y pasado por tres áreas.

Cómo se agrupan los cargos

Tú eliges el criterio en Cobros > Ajustes:

• Por cliente (predeterminado): todo lo del mismo tutor cae junto, sin importar la mascota ni el área.
• Por mascota: una cuenta por cada mascota.
• Por servicio: una cuenta por cada evento, como funcionaba antes.

La mascota y el área viajan en cada renglón, no en la cuenta. Por eso una cuenta puede mezclar mascotas: el recibo las agrupa con su subtotal, pero el total y el pago son uno solo.

Cargos que entran solos

Con los cobros incluidos en tu plan, estos hechos generan su cargo sin que nadie lo capture:

• Aplicar una vacuna o registrar una consulta
• Administrar un medicamento durante una internación (una línea por toma)
• Marcar un estudio como realizado
• Dar de alta una internación (entran los días de estancia)
• Completar una cita

En Cobros > Ajustes decides qué áreas cobran solas. Repetir la operación nunca duplica el cargo: cada uno lleva la huella del hecho que lo generó, así que lo ya cobrado se descarta y solo entra lo nuevo.

Los cargos automáticos no dependen del rol de quien captura. Quien aplica la vacuna es el veterinario, y su rol puede no tener el módulo de cobros en el menú: aun así el cargo entra.

Venta de mostrador

Para vender alimento, accesorios o medicamento sin una consulta detrás, ve a Cobros > + Nueva venta y elige al cliente. Si ya tiene una cuenta abierta, los productos se suman ahí y la pantalla te lo dice.

IVA

En Cobros > Ajustes decides si tus recibos desglosan IVA y cómo se calcula:

• Mis precios ya incluyen IVA: el total es el precio que capturaste; el IVA se desglosa hacia adentro.
• Mis precios son antes de IVA: el IVA se suma al precio.

Cambiar el modo no recalcula las cuentas que ya existen: una cuenta abierta se recalcula solo cuando editas sus conceptos, y si quedó guardada con otros ajustes la pantalla te muestra los dos totales.

Cerrar, cobrar y el folio

• El folio se asigna al cerrar la cuenta, no al abrirla. Una cuenta que quedó a medias no consume número ni deja huecos en tu consecutivo.
• Estados: abierta → cerrada → pagada o cancelada. Solo la abierta admite cargos nuevos.
• Puedes registrar abonos hasta completar el total. Un pago mayor al saldo pendiente se rechaza: en caja lo normal es dar cambio, y aceptarlo escondería un error de captura.
• Cancelar y reabrir una cuenta piden un motivo, y cada cuenta tiene su Historial: quién la cerró, cobró, canceló o reabrió, y cuándo.

Anular un pago mal capturado

Si registraste un pago con el importe o la forma de pago equivocados, no hace falta cancelar la cuenta entera. En el detalle de la cuenta, junto al pago, usa "Anular este pago…" y escribe el motivo; después registras el pago correcto.

• El pago no se borra: queda en la cuenta como anulado, con su motivo, quién lo anuló y cuándo. Ya no cuenta en lo pagado, ni en el recibo, ni en los reportes.
• Si la cuenta estaba pagada y deja de estar cubierta, vuelve a cerrada con su mismo folio. El inventario que ya salió no regresa.
• No se puede anular un pago hecho con saldo a favor, ni uno de una cuenta cancelada o facturada.
• Es un permiso aparte, "Anular pagos", que de fábrica solo tiene el administrador: se concede por rol en Configuración > Permisos por Rol. Así quien cobra no puede tapar un faltante de caja por su cuenta.

Caja anterior

Si tu clínica trajo sus datos de otro sistema, en Cobros verás el botón "Caja anterior": lo que registraba la caja de ese sistema. Es solo consulta: no son cuentas de Vetonus ni entran en los reportes.

Dividir una cuenta

Cuando alguien quiere pagar su parte aparte, usa Dividir: eliges los renglones y se mueven a una cuenta nueva del mismo cliente. Cada una se cobra por separado.

Editar una cuenta abierta

Puedes agregar, quitar o ajustar renglones mientras la cuenta esté abierta. Si mientras tenías la pantalla abierta entró un cargo automático (por ejemplo, una dosis administrada), no se pierde: al guardar se fusiona con lo tuyo en vez de reemplazarlo.

Quitar un cargo automático lo deja "Condonado": se queda en la cuenta en $0 y ya no vuelve a entrar solo. Si fue un error, Restaurar lo cobra otra vez. Un renglón que capturaste a mano sí se borra.

Una cantidad en cero o negativa, o con fracción en un producto que no se parte, no se guarda corregida: el renglón se marca y hay que arreglarlo.

Inventario y recibo

Al completarse el pago, el sistema descuenta el inventario de los productos vendidos, tomando primero lo vigente que caduca antes; cancelar un cobro reingresa el stock. Cada cuenta genera un recibo digital que puedes imprimir o reenviar por correo desde su detalle.

Tip: Si tu clínica atiende familias con varias mascotas, deja el criterio en por cliente. Es el que evita que el mismo tutor termine formado dos veces en la caja.